Privacybeleid

BorgHub is een product van Wave2Lead, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88873285. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die naar een persoon te herleiden zijn: een naam, een e-mailadres, een telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een foto van een object waarop iemand herkenbaar is.

Dit beleid geldt voor bezoekers van borghub.nl en voor iedereen die een BorgHub-account heeft. Voor de gegevens die verhuurders zélf in BorgHub vastleggen over hun huurders geldt een ander regime; dat leggen we uit in de volgende paragraaf.

BorgHub is software die verhuurders gebruiken om hun eigen administratie bij te houden. Daardoor hebben wij twee verschillende rollen, en het is belangrijk te weten welke wanneer geldt.

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de accounthouder zelf: je inloggegevens en je bedrijfsprofiel. Die verwerken wij om je toegang te geven tot de dienst en om de dienst te laten werken.
• Wij zijn verwerker voor alles wat jij als verhuurder in BorgHub vastlegt over jouw huurders: klantgegevens, verhuringen, inspectiefoto's, handtekeningen en borggebeurtenissen. Jij bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, en niet voor eigen doeleinden.

Er zijn dus drie partijen: BorgHub als leverancier van het platform, de verhuurder die het platform gebruikt, en de huurder wiens gegevens daarin worden vastgelegd. Als verhuurder ben jij degene die je huurders informeert over wat je vastlegt en waarom. Krijgen wij een verzoek van een huurder over gegevens die in jouw administratie staan, dan verwijzen we die persoon zonder onnodige vertraging naar jou door.

Wanneer je een BorgHub-account aanmaakt en inricht, verwerken wij:

• Accountgegevens: je e-mailadres en een versleutelde weergave van je wachtwoord. Wij slaan je wachtwoord nooit leesbaar op.
• Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, e-mailadres, telefoonnummer, en optioneel je KvK-nummer, btw-nummer en logo.
• Instellingen: je eigen huurvoorwaarden en de versie daarvan, en de bewaartermijn die je voor inspectiefoto's instelt.
• Technische gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen, zoals het IP-adres waarmee je verbinding maakt.

Als verhuurder leg je gegevens vast over je huurders en over wat je uitgeeft. Wij verwerken die namens jou. Het gaat om:

• Klantgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en optioneel adres, postcode en plaats.
• Identiteitscontrole: het soort document dat je hebt gezien (rijbewijs, ID-kaart of paspoort), het documentnummer, de geldigheidsdatum, eventuele categorieën, en wie de controle wanneer heeft uitgevoerd.
• Verhuringen: welk object, welke klant, de periode, de huurprijs, het borgbedrag en de manier waarop de borg is voldaan.
• Inspecties: het moment van uitgifte of inname, de naam van degene die de inspectie uitvoerde, en eventuele notities.
• Inspectiefoto's: de foto zelf, plus het tijdstip van opname, het apparaatmodel, de versie van de app en een sha256-hash van het bestand. Op zulke foto's kunnen personen herkenbaar in beeld komen.
• Schademarkeringen: de plek op de foto, een omschrijving, de ernst, en of de schade al aanwezig was of nieuw is.
• Handtekeningen: de getekende lijnen, de naam van de ondertekenaar, het tijdstip, de tekst waarvoor is getekend en de versie van de voorwaarden die op dat moment is getoond.
• Borggebeurtenissen: registratie, vrijgave of inhouding van borg, met bedrag, reden en de gekoppelde schademarkering.
• Logboek: welke handelingen wanneer zijn verricht, door wie, met welke app-versie en op welk apparaat.

Een aantal gegevens verzamelen wij met opzet niet, ook al zou dat technisch kunnen:

• Geen scan of foto van een identiteitsbewijs. BorgHub biedt daar geen mogelijkheid toe. Je legt alleen vast dát je een document hebt gezien en welke gegevens daarop stonden.
• Geen locatiegegevens. Bij foto's registreren wij het tijdstip en het apparaatmodel, maar geen coördinaten.
• Geen tracking- of analysecookies, geen advertentienetwerken en geen profilering.
• Geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheids- of biometrische gegevens.

Voor de gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, baseren wij ons op:

• De uitvoering van de overeenkomst: zonder account en bedrijfsprofiel kunnen wij de dienst niet leveren.
• Ons gerechtvaardigd belang: het beveiligen van de dienst en het voorkomen van misbruik.
• Een wettelijke verplichting, wanneer wij gegevens moeten bewaren of verstrekken op grond van de wet.

Voor de gegevens die jij als verhuurder vastlegt, bepaal jij de grondslag. In de praktijk is dat meestal de uitvoering van de huurovereenkomst en jouw gerechtvaardigd belang om te kunnen aantonen in welke staat een object is meegegeven en teruggekomen.

Inspectiefoto's kennen een instelbare bewaartermijn. Standaard staat die op twaalf maanden na de start van de verhuring; als verhuurder kun je die termijn zelf aanpassen in je instellingen.

Voor de overige gegevens geldt: wij bewaren ze zolang je account bestaat en je ze nodig hebt voor je administratie. Zeg je je account op, dan verwijderen wij je gegevens, behalve waar wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

Let op: het dossier van een verhuring is opgezet als bewijsmiddel. Dat betekent dat bepaalde onderdelen niet zomaar gewijzigd of verwijderd kunnen worden zolang het dossier bestaat. Lees daarover de volgende paragraaf.

BorgHub is gebouwd om achteraf te kunnen aantonen wat er is gebeurd. Om die reden zijn een aantal onderdelen bewust onveranderlijk:

• Het logboek, de borggebeurtenissen en de handtekeningen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd zolang het dossier bestaat.
• Een inspectiefoto wordt nooit vervangen. Maak je een nieuwe opname, dan blijft de oude bewaard en wordt die gemarkeerd als vervangen.

Dit is geen technische beperking maar een bewuste keuze: een dossier dat achteraf aanpasbaar is, is als bewijs niets waard. Het betekent wel dat een verzoek om correctie of verwijdering niet altijd binnen een lopend dossier kan worden uitgevoerd. In zo'n geval kijken we samen met de verhuurder wat er wél kan, bijvoorbeeld door het volledige dossier te verwijderen wanneer de bewaartermijn is verstreken en er geen geschil meer loopt.

Wij schakelen andere partijen in om de dienst te kunnen leveren. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht:

• Supabase — database, gebruikersaccounts en bestandsopslag voor foto's en dossiers.
• Lovable — hosting en uitlevering van de webapplicatie.
• Cloudflare — uitlevering van de website en beveiliging tegen misbruik.
• Odoo — ons klantsysteem, waarin wij de bedrijfsgegevens van onze eigen accounthouders bijhouden. Gegevens die verhuurders over hun huurders vastleggen komen daar niet in.
• Google Fonts — de lettertypen van deze website worden bij Google opgehaald. Daarbij wordt je IP-adres aan Google doorgegeven.

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij verstrekken gegevens alleen aan derden wanneer dat nodig is om de dienst te leveren, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Gegevens zijn per bedrijf afgeschermd. De database dwingt af dat je alleen bij je eigen gegevens kunt, ongeacht via welke weg je een verzoek doet.
• Verkeer tussen jouw apparaat en onze servers verloopt versleuteld over HTTPS.
• Toegang tot de API verloopt via een persoonlijk token dat bij iedere aanvraag opnieuw wordt gecontroleerd.
• Elke inspectiefoto krijgt een sha256-hash. Daarmee is achteraf vast te stellen of een bestand is gewijzigd.
• Het logboek en de borggebeurtenissen zijn op databaseniveau beschermd tegen wijzigen en verwijderen.

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking, vragen om beperking, en je gegevens in een gangbaar formaat opvragen.

Gaat het om je eigen account of bedrijfsprofiel, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Gaat het om gegevens die een verhuurder over jou heeft vastgelegd in BorgHub, neem dan contact op met die verhuurder; die is daarvoor verantwoordelijk. Wij helpen de verhuurder om aan zo'n verzoek te voldoen.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

BorgHub gebruikt geen tracking- of analysecookies. Wij meten je gedrag niet en delen niets met advertentienetwerken. Daarom vind je op deze site ook geen cookiebanner.

Wat wij wel gebruiken is strikt noodzakelijk voor de werking: je inlogsessie wordt lokaal in je browser opgeslagen zodat je ingelogd blijft, en er wordt een technische maatregel toegepast om te voorkomen dat andere websites namens jou handelingen uitvoeren.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst verandert of wanneer regelgeving daarom vraagt. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer we het beleid voor het laatst inhoudelijk hebben gewijzigd.

Heb je een vraag over dit beleid of over je gegevens, mail dan naar privacy@borghub.nl. Ons postadres loopt via Wave2Lead, KvK 88873285.